会社経営者や節税に関心がある方であればご存じの方も多いと思いますが、本記事では旅費規程を使った節税について解説します。
旅費規程の節税効果は人によってはかなりの節税になるため、まだ導入していない方は必見です。
旅費規程とは？旅費規程の課税関係の整理
旅費規程とは、会社の役員や社員が出張した際の旅費や日当について定める規定のことです。旅費規程に、交通費やホテル代、遠距離出張や宿泊をした場合の日当について予め定めておくことで、高額な出張旅費の請求防止、効率的な経費精算というメリットが得られます。
旅費の支給に関しては、所得税法で下記規程があるため、通常必要であると認められる部分までは所得税は課税されません。旅費は定額で支給することも出来るため、定額と実費との差額については所得税が非課税となり、支給された方の手元に残ることになります。
（所得税法 第9条第1項第4号）
次に掲げる所得については、所得税を課さない。
四 給与所得を有する者が勤務する場所を離れてその職務を遂行するため旅行をし、若しくは転任に伴う転居のための旅行をした場合又は就職若しくは退職をした者若しくは死亡による退職をした者の遺族がこれらに伴う転居のための旅行をした場合に、その旅行に必要な支出に充てるため支給される金品で、その旅行について通常必要であると認められるもの
旅費の支給は、所得税という観点以外でも、旅費を支給する会社は法人税等の節税になり、消費税も仕入税額控除に含まれるため消費税の節税にも繋がります。また、支給された人の社会保険料の対象からも外れるため、労使ともに社会保険料の節約にも繋がるのです。
では、なぜこのような特例が認められているのかというと、出張時には以下のような様々な諸経費がかかることが通常であり、旅費の支給はこれら支出に対する実費弁償に過ぎないと考えられるからです。
＜出張時にかかる諸経費の例＞
- 基本外食になるため食費がかかる。
- 仕事関係者との付き合いで業務外の交際費がかかる。
- 出張先で利用する消耗品や備品を現地調達する場合がある。
- 出張業務を滞りなく進めるための必要経費がかかる。
旅費規程を使った節税方法の解説
旅費規程の節税効果（各種税金・社会保険料の節約）
旅費規程導入による節税効果を纏めると以下の通りです。
| 項目 | 節税効果 |
|---|---|
| 所得税、住民税（個人） | 定額で支給された額と実費との差額が非課税（差額×15％～） |
| 法人税、住民税、事業税（法人） | 支給額が経費になるので法人税等の各種税金が非課税（支給額×23％～） |
| 消費税（法人） | 支給額に係る消費税は課税仕入になる（支給額÷1.1×0.1） 支給された人からのインボイスも不要 |
| 社会保険料（個人・法人） | 定額で支給された額と実費との差額は社会保険料の対象外（差額×28％～） |
上表の通り、旅費規程の節税効果は絶大です。出張が多い業種の方であれば、節税効果はかなり大きくなります。
旅費規程の設定・導入方法（金額設定と規程作成）
旅費規程を使うためには、まずは①旅費規程を作り、②導入・運用していくことで使うことが出来ます。
＜旅費規程の作り方＞
旅費規程のサンプルはネットで検索すると複数出てくると思いますので、それを活用するのが早いでしょう。
旅費には、大きく交通費、宿泊費、日当の3つがあります。それぞれ実費支給か定額支給かを決め、定額の場合は金額を設定します。金額は条文でも「通常必要であると認められる部分～」と書かれている通り、高すぎる金額設定はNGです。高すぎると後々給与認定されるリスクも高まります。
旅費規程の作り方に決められた方法はありませんので、節税を意識した作り込みを考えてみると良いでしょう。節税効果を高めたい場合には、税理士に相談することをオススメします。
＜旅費規程の導入方法＞
旅費規程が出来たら、臨時株主総会等で旅費規程導入についての意思決定を行い（議事録を作成し）、実際に運用していきます。
旅費規程の使い方（精算方法に気を付ける）
旅費規程の運用時の注意点としては、経理方法と精算方法を毎回正確に行っていくことです。
旅費規程には実費払いと定額払いがあるため、それらの違いをちゃんと理解して運用していく必要があります。
- 実費払い：実費払いの場合は、会社カード等で会社資金からそのまま支払うのが精算の手間もなく簡単です。個人払いした場合には、実費部分を会社から精算しましょう。
- 定額払い：定額払いの場合は、会社カード等を使うと、差額部分を別途精算しなければならなくなり非常に手間なので、立替払いがオススメです。この場合、会社からは定額で支給するのみなので、精算の必要はありません。
また、経理以外でも出張報告書や旅費精算書も毎回ちゃんと作成しておくことをオススメします。これら書類は旅費支給の根拠となるため、後々の税務調査のことを考えると、非常に重要な書類になります。
旅費規程を使った節税方法の注意点
高すぎる金額設定はNG・全社員が対象であること
旅費規程で支給する旅費が「通常必要とされる」範囲に収まっているかどうかの判定基準については、所得税法基本通達9-3に以下の通り規定されています。
- 支給額が、同業種、同規模が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるかどうか。
- 支給額が、役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれているかどうか。
つまり、同業種の相場からかけ離れた金額設定はNGで、また全社員（役員含む）が対象になっていない・社員間でのバランスがおかしい場合もNG、ということです。
旅費規程の金額及び内容を決める時にはこれらに注意しましょう。
旅費支給の経理は意外とめんどくさい
旅費規程を使うためには、旅費規程の実費と定額払いを意識した支払い、出張報告書・旅費精算書の作成、定期的な精算など、実際にやってみると結構面倒です。
節税効果が大きい旅費規程ですが、その運用には結構手間がかかるということを予め理解しておきましょう。
個人事業主は自分に対しては使えない
もう1つ注意点として、個人事業主が自分に対して旅費を支給することは残念ながら出来ません。
個人事業主は会社のように法人と個人（役員・社員）が分かれていないので、個人から個人に払うことになり、そこに定額と実費の差額のような話は出てきません。
ただし、個人事業主でも従業員を雇っている場合には、旅費規程の導入は可能です。これにより、事業主自体の節税にはなりませんが、従業員は個人の節税効果はありますし、それ以外の各種節税効果を得ることは出来ます。
まとめ（旅費規程を使わない手はない）
以上、旅費規程の使い方・節税効果・注意点などについてでした。
旅費規程の節税効果は出張が多い方であれば効果絶大なので、是非導入されることをオススメします。
当事務所では節税効果が高い旅費規程の導入も随時ご提案しております。ご興味がある方は是非ご連絡下さい！