先日MFの有料プランへの申し込みに四苦八苦したので、その時に学んだ注意点について、備忘までに纏めておきます。
具体的には、税理士（会計事務所）がMFの利用料を負担する際の権限設定等で、作業手順を間違えると結構な二度手間が生じるので要注意です。
MFで有料プランを税理士が立て替える場合の注意点
有料プランの申し込みが出来るのは「料金・プラン管理」の管理者のみ
MFの有料プランに申し込みが出来るのは、「料金・プラン管理」上の管理者のみです。
顧問先の事業所を新たに作るときは、こちらの方法で事業所を追加すると思いますが、通常はここの「顧問先のユーザー情報」→「メールアドレス」で、顧問先のメールアドレスを入力して事業所を作成し、後で自分（税理士）もMFクラウド会計・確定申告上の「管理者」等でメンバー追加をする流れかなと思います。
有料プランに申し込みをするのが顧問先であれば、この方法で全く問題ありません。ただし、有料プランの申し込み（料金負担）を税理士側がする場合には、このままの状態では、税理士側で有料プランへの申し込みが出来ないため要注意です！
なぜなら、MFの有料プランに申し込みが出来るのは、「料金・プラン管理」上の管理者のみであり、事業所作成時に、顧問先のメールアドレスを入力して事業所を作成すると、MFクラウド会計・確定申告で顧問先がオーナーになると同時に、「料金・プラン管理」上の管理者権限も顧問先に付与されてしまうからです。
ここまで来てしまった場合の対処法としては、以下の3つがあります。
- 「料金・プラン管理」上の権限を顧問先に変更してもらう。
- 税理士をオーナー権限とする新しい事業所を作り直す。
- 方針変更して、顧問先に立替払いをしてもらう。
＜「料金・プラン管理」上の権限を顧問先に変更してもらう方法＞
一つ目のやり方は、こちらに説明があります。ただ、この変更操作は顧問先にしてもらうことになるので、連絡等の手間がかかりますし、顧問先にも手間をかけてしまう形になります。
また、私の経験上、うまく変更できなかったこともありましたので（何か作業上のミスがあったのかもしれませんが…）、一筋縄ではいかずに顧問先と何度もやり取りが発生してしまう可能性もあります。
＜税理士をオーナー権限とする新しい事業所を作り直す方法＞
二つ目は、いっそ最初からやり直すという方法です。というか、税理士が料金負担をする場合には、最初からこの方法でやった方がスムーズな気がします。
具体的には、事業所作成時に登録するメールアドレスを税理士のアドレスにすれば、「MFクラウド会計・確定申告」上の「オーナー」権限が税理士になるとともに、「料金・プラン管理」上の「管理者」権限も税理士になるので、税理士側でそのまま有料プランへの登録が出来ます。
無事有料プランの申し込みが終わったら、必要に応じてMFクラウド会計・確定申告のオーナー権限の委譲をすれば、特に問題はないと思います。
＜方針変更して、顧問先に立替払いをしてもらう方法＞
最後の方法としては、方針を変更して、顧問先に有料プランの申し込みをしてもらい、その料金を顧問料等から差し引くという立替精算方式に切り替えるというものです。
この方法だと、権限変更や事業所の作り直しはする必要がないというメリットがありますが、逆に有料プランの申し込み作業を顧問先にしてもらわないといけないという点と、立替料金の精算がちょっとめんどくさいというデメリットがあります。（途中でMFの利用料が変わったりするとかなり面倒だと思われます。。。）
以上、3つの対処法でした。
個人的に、オススメなのは1つ目か2つ目です。どちらからうと2つ目の方が手っ取り早いかなとは思います。
一番いいのは、料金負担を税理士がするということが決まっている場合には、最初に二つ目の方法で事業所を作って、後で顧問先の権限を付与して、オーナー権限も委譲するというやり方が一番いいかなと思います。
「料金・プラン管理」と「MFクラウド会計・確定申告」の権限の違いに注意
このように話がややこしくなってしまう原因の一つに、「料金・プラン管理」上の権限と、「MFクラウド会計・確定申告」上の権限が別々に存在しているということにあると思います。
このそれぞれの権限があるという点と、それぞれの権限が付与されるタイミングについて理解しておかないと、今回のような不都合が生じてしまいます。
このあたりの理解が私は不足していたので、結構な手間がかかってしまいました。。。MFのチャットサポートに何度問い合わせたことか。。。
大事なポイントは以下の通りです。
- それぞれの権限が違うことを理解する。料金・プラン管理上の権限はこちら、MFクラウド会計・確定申告側の権限はこちら。
- 事業所作成時のメールアドレスが、MFクラウド会計・確定申告のオーナーとなり、料金・プラン管理上の管理者となる。詳細はこちらの下図参照。
- 料金・プラン管理上の権限変更と、MFクラウド会計・確定申告上の権限変更はイコールではない。それぞれでの変更作業が必要。
3つ目の注意点も地味に要注意です。私も実際にやってしまったミスですが、MFクラウド会計・確定申告上の権限をオーナーに変更してもらえば、有料プランの申し込みが出来ると思いきや、有料プランの申し込みをするためには、料金・プラン管理上の権限変更をしてもらわないと意味がないのです。。。
まとめ
以上、MFで有料プランを税理士が立て替える場合の注意点についてでした。
実際この辺はかなりややこしいと思うので、十分に確認しながら進めると二度手間がなくて良いかなと思います。
あとは、出来るだけMF利用料の立て替え払いというのはやらない方がいいかもですね。MFの利用料を負担する管理者（料金・プラン管理の話）と、金融機関情報と連携させるためのオーナー権限（MFクラウド会計・確定申告の話）が不一致だと、今回のような不都合が起きやすいのかなという感じは否めません。