仕事で資料や成果物を提出したり、メールの送信をするときは、出来てからすぐ送付するのではなく、一呼吸置くことをオススメします。
なぜなら、出来てすぐだとミスがあったり、文章がイマイチだったりすることが多いからです。そのため、提出前にはそうしたミスの修正や内容の改善をするためにも、自分チェックは欠かせません。
目次
資料提出やメール送信する前には一呼吸置いた方がいい
出来てすぐはミスが多く、内容もイマイチになりがち
何かの資料をつくっているときや、メールの文章を書いている時には、その内容を積み上げていくことに集中しているので、いざ出来上がってみるとミスがあったり、意外と文章が変だっだりすることがあります。
特にメールは文章表現一つで相手の受け取り方の印象もだいぶ変わってくるので、出来てすぐに送信するのではなく、一度自分で読んでみて、読みづらくないかなど自分で確認することをオススメします。
小さなミスでも繰り返していると、相手からの評価や信頼度も下がってしまうので、そうならないように自分チェックは必須かなと思います。
自分チェックをすることで、改善点が見つかる
チェックするときは俯瞰的かつ客観的な観点でチェックすることが重要です。例えば、以下のようなチェックが有効です。
- 情報として必要十分か（漏れや重複はないか）
- 金額の誤りや計算ミスはないか
- 文章構成に意味不明な箇所はないか
- 読みづらい文章や単語はないか
- 逆に冗長な文章になっていないか
- 気持ちがちゃんと伝わる内容になっているか
など。
重要な資料とかであれば、自分以外の人にダブルチェックしてもらうのが望ましいでしょう。
日常的なメールや書類であれば、ダブルチェックまでは不要ですが、それでも自分チェックはしておくことをオススメします。
自分チェックをする際には、俯瞰的かつ客観的な目線でチェックすると結構改善点が見つかったりします。
まとめ
仕事が早いに越したことはありませんが、それは仕事が正確であることが前提です。
正確な仕事をしていくためにも、資料提出やメール送信前には一呼吸おいて、自分チェックをすることをオススメします！