カードの利用明細書は経費の証拠書類として認められるのか【消費税の課税事業者は要注意】

クレジットカードを利用した場合には、カード会社から利用明細書が送付されたり、WEBで利用明細を取得することが出来ます。ここで、会社の法人カードや個人事業主が仕事用で使ったときに、このカードの利用明細書が証拠書類として認められるのかどうかという問題があります。

結論としては、実務上は認められるケースが多いものの、消費税の納税義務がある方の場合はより注意が必要となります。具体的な内容や注意点について、本記事で解説します!

目次

カードの利用明細書の税法上の取扱い

経費の実在性の証明としては有効

カードの利用明細書については、取引日・相手先名・金額が書いてあり、その内容に疑義がなければ、経費を使った証明としては有効に機能します。

ただし、カードの利用明細書には、取引内容が書かれていないことも多いため、仮に税務調査があった場合には、その内容について、請求書やレシートがある場合よりも厳しく追及される可能性はあります。特に一人社長や個人事業主の場合には、税務署はプライベートでの利用分が混在していないかという視点でチェックしてくるので、要注意です。

もちろん請求書や領収書などの方が望ましいですが、請求書やレシートがそもそももらえないケースや、紛失する場合もあるので、そのような場合にはカードの利用明細書で経費の証拠書類とすることでも問題はないと思います。

消費税の課税事業者は「取引内容」の記載の有無に注意

経費を使った証明という観点からは、カード会社が発行する利用明細書でも特に問題とならないケースが大多数だと思いますが、消費税の課税事業者の場合には、場合によっては仕入税額控除を受けることが出来なくなる恐れもあるので、要注意です。

消費税の仕入税額控除を受けるためには、法定事項が記載された帳簿および請求書等の保存が要件とされています。ここで、請求書等については、下記事項が記載されたものである必要があります。

消費税の請求書等の記載事項要件
  • 相手先
  • 取引日
  • 取引内容
  • 取引金額(税率ごと)
  • 請求書等を受ける自分(自社)の名称(不特定多数を相手とする事業者からの請求書の場合は不要)

カードの利用明細書でも、上記の記載事項を満たしている限りは、仕入税額控除を受けるための請求書等として認められます。これは国税庁HPでも公式見解として公表されています。

しかし、実際には利用明細書に書かれているのが「相手先」のみで、「取引内容」が書かれていないことも多く、その場合は原則としては仕入税額控除を受けるための請求書等としては認められないことになります。そのため、消費税の課税事業者の場合には、請求書や納品書などの書類をちゃんと保存するようにしましょう。

なお、現行の税法では、税込3万円未満の場合は、請求書等の保存をしなくても、法定事項(相手先・取引日・取引内容・取引金額)が記載された帳簿の保存のみで仕入税額控除を受けることが出来ます。この例外規定があるので、実務上はカード会社からの利用明細書でも問題となっていないケースも多いです。ただし、この例外規定も、令和5年10月から始まるインボイス制度においては、公共交通間機関や自動販売機の利用を除き、廃止される予定です。

請求書や領収書があるならそれを保存しておくのが無難

以上色々書きましたが、個人的には、税法の対応は一旦抜きにしも、請求書や領収書などの取引関係書類は日々ちゃんと管理して、保存していくというのが望ましいかなと思います。数百円のレシートなどをいちいち保存したり、ノートに貼るのはとてもめんどくさいことです。私も個人事業主として、日々そういったレシートが溜まっていくので気持ちはよく分かります。

もしカードの利用明細書しか保存していないと、その支出が誰と・何の目的で・何を買ったか、というようなことが分からなくなります。数日前とかであれば覚えていると思いますが、数年前に使ったカードの内容が何だったかというのはカードの明細を見てもまず思い出せないと思います。

帳簿にちゃんと書いていれば別ですが、それはそれでめんどくさいので、請求書や領収書などの取引関係書類はちゃんと保存しておくのが良いかなと思います。その書類さえあれば、税務署に何を聞かれても怖くありません!

まとめ

最近はクラウド会計の浸透により、カードで経費を払って、経理業務も効率化するというのがスタンダードになりつつあります。しかし、効率化だけを追求して、税法の対応を疎かにしていると、後々痛い目を見る可能性もあります。

そうならないためにも、請求書などの取引関係書類はちゃんと保存されることをオススメします!

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