私のとあるお客様でネット物販をされている方がいて、その方の記帳は導入時点で、クラウド会計との連携作業が上手く良かったこともあり、とりあえずはお客様の方で管理している仕入・売上のExcelファイルを戴いて記帳をしていました。
最初の方はそれでもそこまで負担感はなかったのですが、やはり手作りならではの色々な弊害が出てきて、今となっては「失敗だったな…」と後悔や反省の念が強いです。。。今日はその学びについてお話します。
顧問先の手作り資料で後々感じた弊害
後々感じた弊害は以下の通りです。
- 手作り資料ということで入力ミスや記入漏れなどがある。
- 遡及して修正されることもあるので、そのチェックが大変。
- 定期的に記帳する場合にはそれだけバージョンが出来るので、その管理が大変。
- 数字の作り方や言葉も顧問先の独自なので記帳するための資料としては使いづらい。
- お互いに資料作りやそのチェックの手間がかかるので、非効率的。
顧問先の手作り資料といっても、例えばカード明細や銀行入出金明細の横にメモしてもらう程度の資料であれば全然いいんですけどね。
物販など情報が多くなってくると（仕入・売上・在庫など）、その正確性や記帳のしやすさもかなり影響が大きくなってしまいます。
顧問先の手作り資料で記帳を進めるメリット
これだけの弊害があるのに、なんで顧問先の資料で記帳を進めたのかというと、記帳作業のためだけにお客さんに追加の工数をかけることはしたくないと思ったからです。つまり、顧問先の手作り資料をそのまま記帳作業に使うことで、お客さんの手間が減らせるというメリットがあります。
わざわざ記帳のためだけに、別途Excelファイルに日付・内容・金額を転記、入力してもらうのは非効率なような気がしたし、お客さんの手間も増えるので、お客さんが使っている資料を戴いて、それを記帳するための加工やデータのピックアップは私の方でやっても良いかなと思いました。最初は。
ただ、その方法だと、前述の通り色々な弊害が出てしまう結果となりました。これだと私の方の工数が料金に見合っていない状態です。
今回のお客さんは、来年からは再度クラウド会計の導入を進める予定ですが、今後は今回のようなやり方は絶対やめようと思いました（学びました）。
まとめ（記帳は原紙証憑or統一フォーマットで！）
ということで、顧問先の手作り資料を使って記帳作業を進めるのは個人的にはオススメしません。
記帳代行をスムーズに進めるためには、原紙証憑（紙orデータ）か、会計事務所が用意した統一フォーマットへの記録をしていただくことはやはりマストだなと思いました！