仕事用のメールでも適度に感情表現を入れると相手に親しみを持ってもらえる

2022年4月29日

私は仕事柄メールをよく使います。会計士としての監査業務ではクライアント先に依頼や質問などで、税理士としての税務業務では顧問先のお客様への連絡や報告などで。

以前は結構固い感じのメールが多かったような気がしますが、最近はメール表現が結構フランクな感じに変わってきました。そして、フランクなメールにすることで、相手との関係性もよりよくなっているように感じています。

もちろんビジネスメールなので、TPOから明らかにずれているようなメールは論外ですが、失礼にならない範囲で感情表現をメールに入れることは結構大事だなと思います。今日はそんな話です！

固い文章は相手も疲れる

自分もたまにやってしまいますが、超固いメールってありますよね。

丁寧に説明したいという気持ちの表れでもあると思うので、決して悪いことはないとは思うのですが、あまりに固いメールだと受け手は疲れちゃうと思うんですよね。

読むだけならまだいいですが、同じレベル感で返信するのも大変です。

なので、メールは極力、シンプルかつ簡潔に、分かりやすい表現で、また相手が負担にならない文章量で送付するのが良いかなと思います。

そして、そのメールに適度に感情表現を入れてあげると、読み手も読みやすくなりますし、あたかも会話しているような感じで、相手にも親しみを持ってもらえるかなと思います。

文章だけだとどうしても固い感じになってしまうので、「！」や「？」を入れて、文章を強調したり、柔らかくするのはオススメです。

例えば、「宜しくお願いします！」や「良かったですね！」など「！」を付けることで、元気さや、より感情を伝えやすくなります。

また、「～でよろしいですか？」や「～という感じですかね？」といった感じで、「？」を付けることで、相手にかける心理的なプレッシャーを和らげることも出来ます。

「！」や「？」は私も多用しているのですが、相手からの返信も同じようなトーンで返ってくることが多く、相手とのメールもいい感じでやり取り出来ているよう気がしますのオススメです！

メールの内容によっては、謝意を伝えたい場面や、祝意を伝えたい場面など、感情表現をしたいときもあると思います。

そんな時は、ストレートに表現するのがオススメです。

謝意を伝えたい場面では「ありがとうございます！」、祝意を伝えたい場面では「おめでとうございます！」といった感じで、ストレートに表現しましょう。「！」を付けるとより感情が伝わるので、オススメです。

イメージ的には、会話をしているような感じで、一言感情を表現するような単語を入れると、相手にも伝わりやすくて良いかなと思います。

感情を表現したいときは、顔文字や記号で表現するのも全然ありだと思います。

例えば、相手から謝罪のメールが来た時に「全然大丈夫ですよ」とお伝えしたいときには、「全然大丈夫ですよ^^」とにっこりマークを入れるだけでずいぶん柔らかい感じになります。

また、微妙な雰囲気を醸し出すためには、「そうでしたか・・・」といった感じで、「・・・」の部分で何とも言えない空気感を出すことも出来ます。

顔文字や絵文字を使いすぎるのはTPO的にNGだと思いますが、ちょっとアクセントとして使うぐらいであれば、むしろ相手とのメールのやり取りも円滑になるかなと思います。

ちなみに、顔文字をメールに入れることの是非については、↓の記事でも詳しく書いていますので、もしよければご覧ください^^

ここまでメールには感情表現を入れることをオススメしてきましたが、TPOやマナーには反しないように気を付けましょう。

真面目な内容の時に砕け過ぎた表現で送ってしまうと、相手に失礼になったり、相手が不快に感じる可能性もあります。

ただでさえメールの場合は感情が分かりづらいですし、文章としても残ってしますので、受け手の気持ちになって、メールの文章や表現を考えることが大切です。

メールは仕事をするときの必須ツールです。メールの表現一つで相手との関係性を悪くしてしまうこともあれば、感情表現をうまく使えば、相手との関係性をよりよくすることも出来ます。

メールといっても、相手とのコミュニケーションであることには変わらないので、相手への思いやりや気配りを忘れずにやり取り出来ればよいかなと思います！

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