皆さんは給与計算は何で計算していますか？freee人事労務などの専用ソフト？若しくはExcel？中には電卓など頭で計算している方もいるかもしれませんね。
かくいう私は顧問先の給与計算はほぼ全部Excel、1社だけ税理士用の専用ソフトで計算しています。Excelで計算出来ているのは皆さん役員報酬や事業専従者給与などで定額だからです。専用ソフトを使っている1社は社員数10人超で残業代の計算なども普通にあるのでさすがに専用ソフトで計算しています。
これまで給与計算は私が自分で行っていたので上記の通りExcelで問題なかったんですが、今後はスタッフにお願いしたかったり、顧問先との情報共有の観点からもExcelでの運用には限界があるかなと考えるようになりました。ということで給与計算を専用ソフトとExcelのどちらでやるべきか、メリット・デメリットを整理してみます。
＜メリット＞
- 計算が正確
- 知識が乏しくても計算可能（属人化からの脱却）
- WEB運用も出来るソフトであれば情報共有もスムーズ
＜デメリット＞
- ソフト利用料がかかる。月1千円～3千円ぐらい、年間1万円～3万円ぐらい
- 固定給や少人数の場合は逆に手間がかかる
＜メリット＞
- 利用料なし。
- 管理や運用が楽
＜デメリット＞
- 給与計算の知識がないと計算ミスが起きやすい
- 属人化しやすい
- 情報共有の手間がかかる
という感じでしょうか。
どちらにもメリット・デメリットがあるので一概にどちらが良いというわけではありませんが、やはり自動化・効率化を追究するのであればやはりソフトで計算していくのがいいのだろうなと思います。これは会計事務所側の観点ですが。もし自計化されている事業者であればご自身の事業規模に合ったやり方を検討してみてください。Excelで管理できるならExcelで十分だと思います。従業員がいるのであれば残業代の計算や給与明細も必要だと思うので、その場合は専用ソフトで計算したほうがいいと思います。
個人的にExcelでの給与計算が好きなもう一つの理由として、経理作業や源泉税、年末調整、法定調書、各種シミュレーションなど、Excelで管理していると色々な場面で便利な場面があるというのがあります。例えば、固定給の場合ですが、「年間給与を先に計算できる」という点や、「今源泉税の預り金が何円残っているべきか」というようなことがぱっと見で分かります。
給与計算は手間がかかる割に正確性も求められるし、影響範囲も大きいので適当なことはできません。とはいえ、すべてをソフトで対応しようとすると逆に手間がかかるのも事実なので、定額給与はExcel、残業代があったり、従業員がいる、情報共有のためソフトの方が相性がいいというような場合には専用ソフトを使っていこうと思います。これが今のところの私の結論です。
（2026年ブログ14／100）※毎年100記事書くのを目標にしています